Dokumentu numerācija

Dokumentu numerācija ir būtiska, lai saglabātu ierakstus sakārtotus un viegli identificējamus.

Dokumentu numerācija PayTraq ir izstrādāta tā, lai tā būtu automātiska, nodrošinot vienmērīgu darba plūsmu ar minimālu manuālu ievadi.

Katram sistēmā sagatavotajam grāmatvedības vai pārdošanas dokumentam tiek piešķirts unikāls numurs, kas ir pielāgots konkrētajam dokumentu veidam noteiktajai secībai.

Kad tiek izveidots jauns dokuments, programma automātiski piešķir tam nākamo numuru Jūsu iestatītajā secībā.

 

Dokumentu numerācijas secības iestatīšana

Lai iestatītu dokumentu numerācijas secību, dodieties uz sadaļu Mans PayTraq -> Iestatījumi -> Grāmatvedība -> Dokumentu numerācija.

Šeit Jūs varat norādīt dažādiem dokumentu veidiem dažādus numerācijas formātus, kas vislabāk atbilst Jūsu uzņēmuma vajadzībām. Tā var būt vienkārša secība, kas sākas ar vieninieku, vai sarežģītāks formāts, kas ietver prefiksus, sufiksus vai datumus.

Pieejami vietturi ir šādi:

# - numurs pēc kārtas (piemēri # - 1, 2, 3; ## - 01, 02, 03; ... ###### - 000001, 000002, 000003;)

RND - nejaušais numurs

DD - diena

MM - mēnesis

YY - gads (2 cipari)

YYYY - gads

NR - līguma Nr., ja eksistē

 

Secības sākuma numurs

Secības sākuma numurs nosaka dokumenta numura pieaugošās daļas sākotnējo vērtību, ko dokumenta numura veidnē apzīmē režģa zīmes (#). Šeit ievadiet tikai skaitlisko vērtību, neiekļaujot nekādus prefiksus.

 

Pieauguma skaitlis (Secības papielināšana)

Pieauguma skaitlis ir vērtība, par kuru secīgi pieaug dokumenta numurs katru reizi, kad tiek izveidots jauns dokuments. Citiem vārdiem sakot, šis iestatījums nosaka soli vai intervālu, par kādu pieaug nākamo dokumentu numuri.

Piemēram, ja Jums ir pārdošanas rēķins ar numuru "INV1000" un esat iestatījis pieauguma skaitli uz 1, nākamais izveidotais pārdošanas rēķins automātiski tiks numurēts "INV1001". Iestatot pieauguma skaitli, kas lielāks par 1, starp numuriem veidotos pārrāvumi. Tātad, ja Jūs iestatītu pieauguma skaitli 5, nākamais pārdošanas rēķina numurs būtu "INV1005".

 

Secības automātiskā atjaunošana (Nullešana)

Izmantojot izvēlni Nullešana, varat iestatīt, cik bieži dokumentu numerācijas secībai vajadzētu automātiski sākties no jauna:

1) Nekad

Izvēloties "Nekad", dokumentu numerācija nepārtraukti palielināsies, nekad to nesakot no jauna.

2) Iestatīšana pēc laika (reizi gadā, mēnesī vai dienā)

Šīs opcijas ļauj periodiski atjaunot dokumentu numerācijas secību, pamatojoties uz konkrētiem laika intervāliem. Numerācijas secība tiks iestatīta uz sākuma kārtas numuru katra perioda sākumā.

 

Dokumentu numuru manuāla mainīšana

Lai gan PayTraq ir paredzēts automātiskai dokumentu numerācijai, var būt gadījumi, kad nepieciešams manuāli mainīt dokumenta numuru. Lūdzu, ņemiet vērā, ka visiem numuriem, ko piešķirat manuāli, jābūt unikāliem, lai izvairītos no pārpratumiem vai dublēšanās.

Ja maināt automātiski piešķirto dokumenta numuru, jāņem vērā, ka konkrētais numurs vairs netiks izmantots, sistēma pāries uz nākamo pieejamo numuru secībā nākamajiem šāda veida dokumentiem.

 

Rīcība ar dzēstiem dokumentiem:

Ja dokuments ir dzēsts, varat atkārtoti izmantot tā numuru, jo tas faktiski ir izņemts no sistēmas.

Ja dzēstā dokumenta numurs bija pēdējais Jūsu secībā izmantotais numurs, PayTraq piešķirs to pašu numuru nākamajam izveidotajam dokumentam.

 

Rīcība ar anulētiem dokumentiem:

Ja dokuments tiek anulēts, tam piešķirtais numurs paliek kopā ar dokumentu, un tāpēc numuru nevar atkārtoti izmantot.

Lai gan dokuments vairs nav aktīvs, tas tiek glabāts sistēmā.

 

Numerācijas iestatījumu maiņa

Ja nepieciešams veikt izmaiņas numuru veidnē, secības atiestatīšanas periodā (Nullešana) vai pieauguma skaitlī (Secības palielināšana), to var izdarīt attiecīgā dokumenta tipa iestatījumos. Svarīgi atzīmēt, ka, veicot kādu no iepriekš minētajiem precizējumiem, nav nepieciešams Nullēt secību. Programma nemanāmi ieviesīs jūsu izmaiņas ar pašreizējo numerācijas secību.

Piemēram, no sākuma bija uzdots numurs INV001, tad veicot numerācijas prefiksa maiņu nākamais numurs būs REK002, nevis REK001 ka būtu ja notiktu secības nullēšana (poga “Nullēt secību”).

 

Secības manuāla atjaunošana

Dažkārt var rasties situācijas, kad ir nepieciešams manuāli pielāgot numerācijas secību. Piemēram, ja numerācija nav pareiza, jo manuāli mainīts dokumenta numurs, ko sākotnēji automātiski piešķīra programma.

Piemēram, pieņemsim, ka Jūsu pēdējam izrakstītajam pārdošanas rēķinam ir numurs "INV1001". Saskaņā ar pašreizējo numerācijas secību nākamajam rēķinam automātiski tiks piešķirts numurs "INV1002". Tomēr, ja Jūs manuāli izmainīsiet rēķina numuru uz "INV1005", nākamais rēķins saskaņā ar pašreizējo numerācijas secību saņems numuru "INV1003". Ja vēlaties, lai nākamajam rēķinam tiktu piešķirts numurs "INV1006", Jums būs jāatjauno numerācijas secība (Nullēt secību) un kā Secības sākuma  numurs jānosaka "INV1006".

Lai nullētu pašreizējo numerācijas secību, izpildiet šādas darbības:

  1. Dodieties uz attiecīgā dokumenta tipa numerācijas iestatījumiem.
  2. Noklikšķiniet uz sarkanas krāsas pogas ar norādi "Nullēt secību".
  3. Iestatiet jaunu Secības sākuma numuru.
  4. Noklikšķiniet uz pogas "Izmainīt", lai saglabātu izmaiņas.