PayTraq Inbox ir e-pasta adrese ienākošo dokumentu saņemšanai.

Jebkurš ziņojums ar pievienotu datni, nosūtīts uz šo adresi automātiski nonāks Jūsu Iepirkuma iesūtnē. Jūs varat pārsūtīt uz šo e-pasta adresi vēstules ar rēķiniem, saņemtas no Jūsu piegādātājiem, vai pārsūtīt šo adresi tieši piegādātājiem, lai viņi uz to sūtītu rēķinus, vai piemēram nofotografēt ar mobilo telefonu čekus un pārsūtīt šīs fotogrāfijas Iepirkumu iesūtnē. Šim nolūkam varat izmantot arī PayTraq Mobile lietotni.

Iepirkuma iesūtnē neatkarīgi no Informācijas avota var nonākt ziņojumi ar datnēm šādos formātos: JPG, PNG, PDF, DOC, DOCX, EDOC, XLS, XLSX, ODT, ODS, ZIP. Priekšskatījumā ir pieejams JPG, PNG, PDF.

Lai aktivizētu, dodieties uz Iepirkumi -> Iepirkumu iesūtne -> Informācijas avoti

Aktivizējat PayTraq Inbox informācijas avotu

Jūs saņemsiet atsevišķu e-pasta adresi līdzīgu šadai - channel.012345@inbox.paytraq.com.

Automātiskās aizpildīšanas noteikumi

Automātiskās aizpildīšanas noteikumi var būt izveidoti, lai vienkāršotu un paātrinātu dokumentos ietverto datu turpmāku apstrādi. Noteikumi tiek izmantoti, lai automātiski aizpildītu veidlapu ar iepriekš definētām vērtībām.

Varat izveidot tik daudz noteikumu, cik nepieciešams.

Lai izveidotu jaunu noteikumu, dodieties uz Iepirkuma iesūtne -> Noteikumi un nospiediet uz pogu "Izveidot jaunu noteikumu".

Ievadiet noteikuma nosaukumu un izvēlaties operācijas veidu. Noklikšķiniet uz Turpināt.

Aizpildiet automātiskās aizpildīšanas laukus un noklikšķiniet uz pogas "Mainīt". Lauku pieejamība ir atkarīga no izvēlētās operācijas veida. Šim noteikumam varat pievienot visus nepieciešamos laukus, piemēram, piegādātāju, izdevumu aprakstu, summu (ja tā ir fiksēta), izdevumu kontu un nodokļu grupu.

 

Iepirkumu iesūtne

Pēc saņemšanas, ziņojums tiek parādīts Iesūtnē un gaida turpmāku apstrādi.

Lai apskatīt ziņojumu, noklikšķiniet uz pogu Apskatīties. Tagad varat tam pielietot noteikumu.

Lai pabeigtu apstrādi, varat noklikšķināt uz vienas no zemāk norādītajām pogām.

  • Apstiprināt - izveidos jaunu iepirkuma dokumentu un atvērs to skatīšanai.
  • Turpināt - izveidos jaunu iepirkuma dokumentu un atvērs to skatīšanai ar faila priekšskatījumu.
  • Rediģēt - izveidos jaunu iepirkuma dokumentu un atvērs to rediģēšanai ar faila priekšskatījumu.

Alternatīvi ir arī iespēja izveidot jaunu dokumentu, kopējot iepriekšējo no tā paša piegādātāja.

 

Datu pirmapstrāde

Ziņojumiem, kas nosūtīti, izmantojot šo avotu, var tikt automātiski piemēroti noteikti automātiskās aizpildīšanas noteikumi.

Lai pielietotu noteikumu, e-pasta pamattekstā pievienojiet #noteikumu_nosaukums. Turklāt ir vairākas papildus zīmes, kas var arī aizpildīt trūkstošos datus vai pārrakstīt informāciju laukos, kas jau ir iestatīti noteikumā. Tā, piemēram, @amt zīme var izmantot dokumenta kopējās summas ievadīšanai, @nr dokumenta numura ievadīšanai, @date datuma ievadīšanai. Zīmes var izmantot visas kopā vai atsevišķi, kopā ar noteikumu vai bez tā, vienā rindā vai katru savā rindā. Tas ir atkarīgs no tā, kas jums šobrīd ir nepieciešams.

Piemēram, jūs regulāri saņemat rēķinus par internetu.

Šim rēķinam varat izveidot automātiskās aizpildīšanas noteikumu, nosaucot to, teiksim, “internets” un pievienojot šim noteikumam visus nepieciešamos laukus.

Lai saņemtu nākamo rēķinu, viss, kas jums jādara, ir jānovirza tas uz savu PayTraq Inbox adresi, tā pamattekstam pievienojot #internets.

Ja vēlaties aizpildīt arī numuru, pievienojiet šo: #internets @nr 46756282-2

Lai aizpildītu numura, datuma un summas laukus, pievienojiet #internets @nr 46756282-2 @date 01.03.2015 @amt 50.99

Ja visi lauki ir aizpildīti, apstrādājot šo ziņojumu, jums būs jānoklikšķina tikai uz vienas pogas, lai ievadītu rēķinu.

Automātiskās aizpildīšanas noteikumi var būt piesaistīti arī nosūtītāja adresei, šajā gadījumā tie tiks piemēroti visiem ziņojumiem, kuri būs saņemti no šī e-pasta adreses. Tas ir ērti, ja vēstules tiek sūtītas no piegādātāja vai avansu norēķina personas tieši uz PayTraq Inbox e-pasta adresi.

Noteikumu piemērošanas prioritāte ir sekojoša. Noteikums vēstules pamattekstā - > noteikums, piesaistīts nosūtītāja adresei - > noklusējuma noteikums. Bet jebkurā gadījumā vienmēr var izvēlēties un piemērot citu noteikumu tieši Iepirkumu iesūtnē.

 

Digitalizācija

Lai digitalizētu dokumentus, varat izmantot integrētu izdevumu dokumentu digitalizāciju, ko var pieslēgt sadaļā Iepirkumi -> Iepirkumu iesūtne -> Digitalizācija.

Pēc pieslēgšanas, dokumentos (PDF, JPG un PNG), kuri nonāk Iepirkumu iesūtnē, automātiski tiks atpazīta šāda informācija:

- dokumenta numurs;

- dokumenta datums;

- dokumenta kopējā summa un valūta;

- piegādātājs.

Ja piegādātājs programmā vēl nav ievadīts, tas tiks automātiski pievienots. Piegādātājiem no Lietuvas, Latvijas vai Igaunijas piegādātāja kartītē tiks ierakstīti arī papildu dati – adrese un reģistrācijas numurs.