Kā ievadīt algas aprēķinu?

Pamati

Algas aprēķins programmā veido elastīgi konfigurējamu aprēķina formu katram darbiniekam atsevišķi, kas sastāv no algu posteņiem. Katram algas postenim var izmantot iepriekš definētas formulas vai fiksētas summas.

Vienam aprēķina periodam ieteicams veidot vienu algas aprēķinu, kurā ir jāiekļauj visi darbinieki, kas šajā periodā saņem algu.

Darbinieka likmi (bruto atalgojums), likmes tipu (fiksēta vai stundas likme), kā arī pirmo darba dienu var norādīt darbinieka kartītē sadaļā “Alga”.

Visu darbinieku saraksts ir pieejams sadaļā Mans PayTraq → Darbinieki.

Programmā katru jaunu algas aprēķinu ieteicams veidot, kopējot iepriekšējo aprēķinu un pēc tam to rediģējot. Tāpēc visi individualizētie iestatījumi konkrētam darbiniekam — piemēram, nodokļu likmes, atvieglojumi un neapliekamais minimums — tiek ievadīti pirmajā algas aprēķinā.

Ja darbinieka bruto alga nav norādīta darbinieka kartītē, to var norādīt arī pirmajā algas aprēķinā kā fiksētu summu.

Algas aprēķina izveide

Algas aprēķini programmā tiek veidoti sadaļā Grāmatvedība → Alga.

Jaunu algas aprēķinu var izveidot vienā no turpmāk aprakstītajiem veidiem.

Algas aprēķina izveide bez iepriekšējo aprēķinu datiem

Šī metode ir piemērota, ja aprēķinu veicat pirmo reizi vai vēlaties visus datus ievadīt manuāli.

1. Nospiediet pogu “Izveidot jaunu algas aprēķinu”.

2. Atvērtajā logā izvēlieties periodu (mēneša, nedēļas vai citu), par kuru tiek veikts aprēķins.

3. Pēc noklusējuma ir atzīmēts lauciņš “Visi darbinieki” — šajā gadījumā sistēma izveidos aprēķinu melnrakstus visiem darbiniekiem, kuriem ir statuss Aktīvs darbinieka kartītē. Ja noņemsiet atzīmi, varēsiet izvēlēties konkrētu darbinieku, kuram izveidot aprēķinu (vai izveidot jaunu darbinieku).

4. Nospiediet “Turpināt” — tiks izveidoti atsevišķi aprēķinu melnraksti katram darbiniekam.

Aprēķini tiks izveidoti ar tiem algas posteņiem, kuri iestatījumos atzīmēti ar karodziņu “Pēc noklusējuma”. Aprēķiniem būs statuss “Melnraksts”, un varēsiet tos aizpildīt.

Algas aprēķina izveide, kopējot iepriekšējo aprēķinu

Šis ir ērtākais veids, kas ievērojami ietaupa laiku, jo tiek saglabāti iepriekš izmantotie dati un formulas.

1. Atveriet cilni “Algas aprēķini”.

2. Atveriet pēdējo algas aprēķinu.

3. Aprēķina formā nospiediet “Kopēt”.

4. Norādiet jaunā aprēķina izmaksas datumu. Pēc pogas “Kopēt” nospiešanas tiks izveidoti individuālo aprēķinu melnraksti visiem aprēķinā iekļautajiem darbiniekiem.

Aprēķiniem būs statuss “Melnraksts”, un tos varēs rediģēt.

Pārslēgšanās starp darbiniekiem kopējā aprēķinā

Pārslēgšanās starp individuālajiem darbinieku aprēķiniem notiek, izvēloties darbinieku no saraksta, kas ir iekļauts kopējā aprēķinā par periodu.

Oranžā ikona pie darbinieka vārda nozīmē, ka viņa aprēķins ir melnraksta statusā.

Jauna darbinieka pievienošana kopētam aprēķinam

Ja pēc pēdējā aprēķina sistēmā ir pievienots jauns darbinieks, viņš netiks automātiski iekļauts kopētajā aprēķinā.

Lai viņu pievienotu:

1. Jaunajā aprēķinā nospiediet “Pievienot darbinieku”.

2. Izvēlieties darbinieku, kurš vēl nav iekļauts aprēķinā.

3. Nospiediet pogu “Pievienot”.

Tiks izveidots aprēķina melnraksts, kuru varēsiet rediģēt.

Darbinieka dzēšana no aprēķina

Lai izdzēstu darbinieku no aprēķina, nospiediet pogu “Dzēst darbinieku no algu aprēķina”.

Algas aprēķina rediģēšana

Algas aprēķins tiek rediģēts un apstiprināts atsevišķi katram darbiniekam.

Aprēķins tiek veikts, pamatojoties uz tajā iekļautajiem algas posteņiem.

Kalendārs

Svētku dienu kalendārs ir pieejams aprēķina lapā, nospiežot kalendāra ikonu.

Galvenās svētku dienas ir aizpildītas pēc noklusējuma, bet tās var labot (piemēram, svētku dienu pārcelšanas gadījumā).

Izmaiņas tiek attiecinātas uz visiem darbiniekiem.

Darba grafiks

Darba grafiku var aizpildīt ar nostrādāto stundu skaitu vai speciālu notikuma kodu (atvaļinājums, slimība, neattaisnota prombūtne) katrai dienai atsevišķi.

Izmantojot automātisko aizpildi, var uzreiz aizpildīt visu periodu ar vienādu stundu skaitu vai kodu.

Notikuma kodu izvēlas lietotājs. Vienam un tam pašam notikumam ieteicams vienmēr izmantot vienu un to pašu kodu.

Konkrēta darbinieka darba grafiks ir pieejams viņa aprēķina lapā, izvēloties atbilstošu sadaļu.

Visu darbinieku grafiku var importēt no CSV faila, nospiežot importa ikonu.

Kopējais stundu skaits no grafika tiek parādīts aprēķina lapas virsrakstā.

Ja grafiks netiek izmantots, kopējo stundu skaitu var ievadīt manuāli.

Aprēķina principi

Algas aprēķins sastāv no algas posteņiem. Postenī var būt noteiktā formula vai fiksēta summa. Izvēloties konkrēto posteni, tā vērtība automātiski tiek iekļauta aprēķinā. Aprēķinā pēc nepieciešamības to var manuāli labot.

Formulās tiek izmantoti vietturi. To pieejamību var pārbaudīt palīdzības logā (jautājuma zīmes ikona).

Augšējā Aprēķina daļā ir papildu informācijas bloks, kurā tiek paradītas vietturu faktiskās vērtības (ar ko vietturi tiks aizvietoti, kad tos izmantos).

Bruto alga tiek noteikta darbinieka kartītē, darba un faktiski nostrādātās dienas — no darba grafika, vidējā vērtība — no iepriekšējiem aprēķiniem.

Vietturi

Pieejami vietturi*: R – Bruto atalgojums (darbinieka kartē norādītā algas vērtība); H – Stundu skaits (nostrādāto stundu skaits, kas ierakstīts Darba grafikā algas aprēķina periodā); D – Darba dienas (darba dienu skaits algas aprēķina periodā saskaņā ar Kalendāru sadaļā "Algas aprēķins"); W – Nostrādātās dienas (dienu skaits, par kurām Darba grafikā ir reģistrētas nostrādāto stundu vērtības); AVG – dienas vidējā izpeļņa (dienas vidējās algas vērtība, kas aprēķināta, pamatojoties uz programmā ievadītajiem datiem); G – Bruto ienākumi (posteņu summa, kuru veidi ir Alga, Piemaksas un Ieturējumi); T – ar nodokļiem apliekamie ienākumi (bruto ienākumi, no kuriem atskaitīti posteņi ar veidu Atvieglojumi); N – neto ienākumi (bruto ienākumi atskaitot posteņus ar veidu Nodokļi). DAY(X) - dienu skaits darba grafikā ar kodu X (kur X jāaizstāj ar faktiski izmantoto kodu). *Vietturu pieejamība ir atkarīga no Algas posteņa veida.

Atvaļinājums un slimības lapas

Lai aprēķinātu atvaļinājuma vai slimības naudu, blokā “Alga” jāpievieno atbilstoši algas posteni ar formulām vai jau aprēķinātām summām.

Avansi

Izmaksāto avansu ieskaitei blokā “Atvilkumi” pievieno atbilstošu algas posteni ar izmaksāto summu.

Aprēķinu piemēri

Nepilna mēneša aprēķins:

R/D*W - kur D un W tiek ņemti no darba grafika, bet R no darbinieka kartītes

Atvaļinājuma nauda:

AVG*DAY(ATV) - kur ATV ir atvaļinājuma kods darba grafikā

Slimības nauda:

AVG*(DAY(S75)+DAY(S80)) - kur S75 ir grafika kods dienām, kas tiek apmaksātas 75% apmērā, un S80 — grafika kods dienām, kas tiek apmaksātas 80% apmērā.

Formulu izmantošana nav obligāta un nav ierobežota tikai ar kādu konkrētu veidu.

Dzēšana / Atgriešana rediģēšanā

Kopējo algas aprēķinu par visiem darbiniekiem var dzēst, noklikšķinot pogu “Dzēst”. Kopējo algas aprēķinu var dzēst, ja visi individuālie aprēķini ir melnraksta statusā.

Ja aprēķins jau ir iegrāmatots, to var atgriezt rediģēšanā, atceļot apstiprinājumu grāmatojumu reģistrā un izvēloties “Rediģēt dokumentu”.

Ja alga jau izmaksāta - vispirms jādzēš maksājums.

Atskaites par algām

No algas aprēķina ir pieejamas atskaites:

kopējais algas aprēķins par visiem darbiniekiem,
izmaksu saraksts,
algas lapa darbiniekam,
darba grafiks.

Algas lapas var nosūtīt darbiniekiem pa e-pastu.

Sadaļā Atskaites → Grāmatvedība pieejamas arī kopsavilkuma atskaites.

Nodokļu atskaites

Eksports “Darba devēja ziņojums” XML formātā pieejams ar eksporta pogu vai nosūtāms tieši EDS, ja pieslēgts EDS API.

Atskaite tiek veidota par visiem darbiniekiem, kas iekļauti perioda aprēķinā, tāpēc vienā periodā jābūt tikai vienam algas aprēķinam.