Ja Jūs jau lietojat Dropbox savā darbā, visticamāk, jums būs ērti to lietot arī kopā ar PayTraq. Piemēram, ar tā palīdzību jūs varēsiet ātri pārsūtīt dokumentus savam grāmatvedim, saglabāt savu pirmdokumentu arhīvu un visas komandējuma čeku fotogrāfijas.
Dodieties uz sadaļu Iepirkumi -> Iepirkumu iesūtne -> Informācijas avoti
Nospiež pogu Aktivēt
Aktivējot šo Informācijas avotu Jūsu Dropbox mapē tiks izveidota mape: /Apps/Paytraq Inbox
Visas datnes, kuras tiks pārnestās/iekopētās šajā mapē nonāks arī Jūsu Iepirkuma iesūtne PayTraq sistēmā.
Ar šo Informācijas avotu var strādāt divējādi.
Datu imports
Datņu imports Paytraq un to dzēšana no Dropbox.
Aktivējot Informācijas avotu tāds režīmu ir uzstādīts pēc noklusējuma.
Tas ir pusautomātiskais režīms. Katru reizi, lai importētu datnes no Dropbox vajadzēs noklikšķināt pogu "Importēt datus", kura iedarbinās jauno datņu lejupielādes procesu, kā jauno ziņojumu, Jūsu Iepirkuma iesūtnē. Saņemot katru ziņojumu, tajā pievienota datne tiks dzēsta no PayTraq Dropbox mapes.
Šis variants piemērots darba organizācijai, kurā mape PayTraq Dropbox tiek pielietota dokumentu apmaiņai, t.i. tiek pielietota tikai datņu pārsūtīšanai PayTraq Iepirkumu iesūtnē, ar pagaidu datņu pārvietošanu šajā mapē.
Auto Sync
Šis režīms paredz nepārtrauktu automātisko datu sinhronizāciju starp Dropbox mapi un PayTraq Iepirkuma iesūtni. Katra jauna datne pievienota Dropbox PayTaq mapē uzreiz parādīsies arī Jūsu PayTraq Iepirkuma iesūtnē, turklāt nekas nebūs dzēsts no Dropbox PayTraq mapes.
Šis variants ir labs, ja PayTraq Dropbox mape tiek izmantota arī kā vēl viena datņu pastāvīga glabāšanas vieta.
Režīms Auto Sync var būt ieslēgts Informācijas avota iestatījumos.
Digitalizācija
Lai digitalizētu dokumentus, varat izmantot integrētu izdevumu dokumentu digitalizāciju, ko var pieslēgt sadaļā Iepirkumi -> Iepirkumu iesūtne -> Digitalizācija.
Pēc pieslēgšanas, dokumentos (PDF, JPG un PNG), kuri nonāk Iepirkumu iesūtnē, automātiski tiks atpazīta šāda informācija:
- dokumenta numurs;
- dokumenta datums;
- dokumenta kopējā summa un valūta;
- piegādātājs.
Ja piegādātājs programmā vēl nav ievadīts, tas tiks automātiski pievienots. Piegādātājiem no Lietuvas, Latvijas vai Igaunijas piegādātāja kartītē tiks ierakstīti arī papildu dati – adrese un reģistrācijas numurs.